チームを立ち上げるとき、手順書や会議のテンプレートから準備することもあると思います。ただ、誰が担当し、誰に確認すればよいかが決まっていないと、書式があっても作業は進めにくいものです。この記事では、日々の仕事で迷わないために、最初に決めておきたいことを整理します。
この記事のポイント
まず担当業務と判断できる範囲を決め、次に相談や情報共有の方法をそろえます。手順書やテンプレートは、その仕事に必要なものから作ると、何のためのルールかを説明しやすくなります。
担当する仕事と、自分で決めてよい範囲を確認する
担当する仕事や、自分で決めてよい範囲がわからないと、その都度確認が必要になります。定常業務だけでなく、突発対応やレビュー、特定の人にしかわからない作業も含めて洗い出し、次の項目を確認します。
- 担当する業務と、ほかのチームへ相談する範囲
- レビューが必要な条件と最終判断者
- 難しさや作業量を考えた仕事の分担
- 情報の置き場所、更新者、外部共有の範囲
会議や相談の目的を決める
進捗を共有する会議と、課題を相談する会議、何かを決める会議では、必要な参加者が違います。何のために集まるか、何を話すか、決まったことをどこに残すかを決めておきます。
1on1では、進捗だけでなく、判断に迷っていることや負担の大きい作業、わかりにくいルールについても話せるとよいと思います。同じ相談が繰り返されるなら、役割分担やルールを見直す材料にもなります。
手順書やテンプレートは、必要なものから作る
役割と仕事の進め方が決まったら、業務手順書、チェックリスト、議事録などを必要に応じて作ります。最初から細かく書き込みすぎず、実際に使って迷った点を追加していくと続けやすくなります。
文書が増えてきたら、必要なときに探せるか、内容が更新されているか、判断に使えるかも確認してください。誰も使っていない項目は、何のために設けたものかを見直します。
メンバーが仕事を進められるか確認する
こうしたことがわかれば、仕事の内容以外で迷う場面を減らせます。認知負荷を下げるというと少し大きな話に聞こえますが、まずは普段どこで困っているかを確認するところから始められます。
- 次に何をするかがわかる。
- わからないことを調べるとき、どの資料を見ればよいかわかる。
- 誰に相談し、誰に判断してもらうかがわかる。
- 自分の判断で進めてよい範囲がわかる。